Pendant longtemps, les achats ont été considérés dans de nombreuses PME comme une fonction essentiellement administrative : demander un devis, négocier un prix, passer une commande puis vérifier la livraison.
Ce fonctionnement devient insuffisant lorsque les achats représentent une part importante des dépenses, que les fournisseurs deviennent critiques pour l'activité ou que les délais d'approvisionnement influencent directement les ventes, la trésorerie et la capacité à investir.
Dans ce contexte, les achats ne sont plus seulement un sujet opérationnel.
Ils deviennent un sujet de direction générale.
Prix, dépendance fournisseurs, stocks, conformité, financement, qualité, continuité d'activité et capacité à trouver de nouvelles solutions sont désormais étroitement liés.
Synapse Global Trade accompagne les PME qui souhaitent professionnaliser cette partie de leur activité sans nécessairement créer immédiatement une direction achats interne.
📞 06 18 24 02 29
📩 Échanger sur votre organisation achats →
La réponse est simple : parce qu'ils influencent directement plusieurs décisions majeures du dirigeant.
Les achats peuvent avoir un impact sur :
Lorsqu'un fournisseur augmente ses prix de 12 %, livre avec trois semaines de retard ou devient incapable de produire une référence critique, le problème ne concerne plus uniquement la personne qui passe les commandes.
Il concerne directement la direction.
Tous les achats ne méritent évidemment pas l'attention de la direction générale.
Le dirigeant n'a pas besoin de valider chaque carton de fournitures de bureau.
En revanche, certains achats deviennent stratégiques lorsqu'ils réunissent plusieurs caractéristiques :
Plus un achat peut affecter l'activité en cas de problème, plus il mérite un niveau de pilotage élevé.
Lorsqu'une entreprise souhaite améliorer sa rentabilité, le premier réflexe consiste souvent à chercher davantage de chiffre d'affaires.
Mais vendre davantage demande généralement :
À l'inverse, une amélioration du coût d'achat peut avoir un effet beaucoup plus direct sur la marge.
Prenons un exemple pédagogique.
Une PME réalise :
Son résultat avant impôt est de 100 000 €.
Une amélioration moyenne de seulement 3 % sur les achats représente :
27 000 €.
À activité constante et toutes choses égales par ailleurs, l'effet économique peut être significatif.
Le poste achats mérite donc parfois autant d'attention que le développement commercial.
→ Réduire ses coûts d'achat en PME
Une entreprise peut devenir dépendante d'un fournisseur sans réellement s'en rendre compte.
La relation fonctionne bien depuis cinq ou dix ans.
Le fournisseur connaît parfaitement les besoins et les équipes lui font confiance.
Puis un problème apparaît :
L'entreprise découvre alors qu'elle ne possède aucune seconde source qualifiée.
À ce stade, le fournisseur possède souvent beaucoup plus de pouvoir de négociation que l'acheteur.
Posez-vous quelques questions simples :
Si la dernière question donne immédiatement des sueurs froides, le sujet mérite probablement d'être remonté au niveau de la direction.
Une rupture sur un composant représentant seulement quelques euros peut immobiliser un produit vendu plusieurs milliers d'euros.
La criticité d'un achat ne dépend donc pas uniquement de son montant.
Un élément peu coûteux peut être stratégique s'il est :
C'est pourquoi une direction générale doit connaître les achats dont l'absence pourrait réellement arrêter l'activité.
Un tableau des dix fournisseurs les plus critiques peut parfois être plus utile qu'un tableau contenant les cent plus gros fournisseurs.
Le prix indiqué sur un devis ne représente pas toujours le coût réel pour l'entreprise.
Le coût complet peut également comprendre :
Deux fournisseurs proposant respectivement 100 € et 110 € peuvent donc présenter un coût final très différent.
La direction doit s'assurer que les décisions importantes sont prises sur le coût économique global et non uniquement sur le prix facial.
→ Pourquoi le devis le moins cher n'est pas toujours la meilleure affaire
Les achats ne consomment pas seulement de la marge.
Ils consomment également de la trésorerie.
Le dirigeant doit notamment surveiller :
Un fournisseur proposant une remise importante contre une commande deux fois plus grande peut améliorer le prix unitaire tout en dégradant fortement le BFR.
Une bonne décision achats doit donc être évaluée à la fois sur la marge et sur la trésorerie.
→ Achats, BFR et financement des PME
Machines, véhicules, mobilier, équipements techniques, lignes de production ou informatique peuvent représenter des investissements importants.
Dans une PME, ces décisions sont naturellement prises ou validées par la direction.
Pourtant, la logique achats est parfois insuffisante.
On demande un devis à un fournisseur connu, puis le montant est intégré au plan de financement.
Une approche plus structurée consiste à vérifier :
Un investissement doit être challengé avant d'être financé, pas seulement après.
Lorsqu'une entreprise achète des équipements ou des produits destinés à son activité ou à la revente, certaines exigences techniques ou réglementaires peuvent s'appliquer.
Selon les familles de produits, il peut être nécessaire de vérifier :
La conséquence d'une erreur peut largement dépasser la valeur de la commande.
Elle peut affecter :
Sur certains projets, la conformité doit donc être considérée comme un sujet de gouvernance et non comme une formalité documentaire de dernière minute.
Un fournisseur moins cher n'est pas réellement économique si ses produits génèrent :
La direction doit donc suivre certains indicateurs de qualité sur les fournisseurs les plus importants.
Par exemple :
Un fournisseur stratégique doit être évalué sur sa performance globale, pas uniquement sur son tarif.
Un achat en retard peut avoir beaucoup plus d'impact que quelques points de différence tarifaire.
Il peut :
C'est pourquoi les délais doivent être suivis aussi sérieusement que les prix.
Un fournisseur qui livre à l'heure crée une valeur économique qui n'apparaît pas toujours immédiatement dans son devis.
Les fournisseurs ne sont pas uniquement des entreprises auxquelles on demande des prix.
Ils peuvent également devenir une source importante d'innovation.
Un bon fabricant peut proposer :
Une fonction achats mature ne demande donc pas seulement : « combien cela coûte ? »
Elle demande également :
« Que pouvez-vous nous proposer de mieux ? »
Lorsque le fournisseur propose une évolution importante, la décision dépasse souvent la simple commande.
Elle peut modifier :
La direction doit donc pouvoir arbitrer entre :
Pendant longtemps, beaucoup d'entreprises ont optimisé leurs approvisionnements principalement autour du prix.
Mais une chaîne très optimisée financièrement peut devenir extrêmement fragile.
Par exemple :
Ce modèle peut être excellent tant que tout fonctionne.
Il devient très coûteux lorsqu'un incident apparaît.
La résilience consiste donc à trouver un équilibre entre efficacité économique et capacité à absorber les aléas.
Non.
Cette stratégie peut être inutilement coûteuse pour des achats peu critiques.
La bonne approche consiste plutôt à identifier :
C'est sur ces familles qu'il peut être pertinent de développer :
La sécurité fournisseurs doit être proportionnée au risque.
L'international ajoute plusieurs dimensions supplémentaires :
La décision ne consiste donc plus simplement à choisir entre deux prix.
Il faut parfois arbitrer entre :
Mais le véritable comparatif doit intégrer :
Le fournisseur affichant le prix usine le plus faible ne constitue donc pas automatiquement la meilleure décision.
Un dirigeant travaille depuis plusieurs années avec le même fournisseur.
Le partenaire est connu, les commandes sont simples et personne ne remet véritablement la relation en question.
Puis plusieurs événements s'enchaînent : hausse tarifaire, délais plus longs et problème sur une commande importante.
L'entreprise cherche alors une alternative et découvre qu'aucun autre fournisseur n'a été qualifié, que le produit nécessite plusieurs adaptations techniques et que changer de source prendra plusieurs mois.
Le problème fournisseur devient alors immédiatement un problème de direction générale.
Situation représentative des dépendances qui peuvent se construire progressivement dans une PME.
Il n'est pas nécessaire de transformer chaque réunion de direction en comité achats.
Quelques indicateurs suffisent pour conserver une bonne visibilité.
Combien l'entreprise dépense-t-elle réellement auprès de ses fournisseurs ?
Quelle part des dépenses dépend des cinq ou dix premiers partenaires ?
Les hausses sont-elles suivies et expliquées ?
Les fournisseurs livrent-ils les quantités attendues au moment prévu ?
Quels partenaires génèrent le plus d'incidents ?
Quels produits n'ont actuellement aucune solution alternative ?
Quels achats immobilisent le plus de trésorerie ?
Quels fournisseurs pourraient réellement mettre l'activité en difficulté ?
Une PME peut parfaitement piloter sa fonction achats avec un tableau simple contenant quelques informations :
| Indicateur | Question de direction |
|---|---|
| Achats annuels | Quels montants pouvons-nous réellement optimiser ? |
| Top 10 fournisseurs | Sommes-nous trop concentrés ? |
| Hausse tarifaire | Quels fournisseurs augmentent plus vite que le marché ? |
| Délais | Quels fournisseurs perturbent notre activité ? |
| Qualité | Quels partenaires génèrent des coûts cachés ? |
| Stock | Où immobilisons-nous trop de trésorerie ? |
| Alternatives | Quels achats n'ont aucune seconde source ? |
| Risques | Quel fournisseur peut nous arrêter demain ? |
Le but n'est pas de créer davantage de reporting. Il est de permettre au dirigeant de voir les sujets qui nécessitent réellement une décision.
Une méthode simple consiste à regarder deux dimensions :
On obtient alors quatre grandes familles.
L'objectif principal est la simplicité administrative.
Le potentiel de négociation et d'optimisation financière devient important.
Il faut surtout sécuriser la continuité d'activité.
Ces achats doivent recevoir une attention particulière de la direction.
Ils cumulent impact économique et risque opérationnel.
Pour une PME, une revue permanente de tous les fournisseurs n'est généralement pas nécessaire.
Une organisation simple peut suffire :
Traiter les incidents majeurs, ruptures et hausses critiques.
Regarder les principaux fournisseurs, les prix, les délais, les stocks et les risques.
Effectuer une revue plus globale :
La régularité est généralement plus efficace qu'un grand audit réalisé uniquement lorsqu'une crise apparaît.
Chaque entreprise peut définir ses propres seuils.
La validation de la direction peut être pertinente pour :
Les achats courants peuvent ensuite être délégués selon des règles claires.
Le rôle de la direction n'est pas de tout acheter. Il est de définir ce qui nécessite son arbitrage.
Pas nécessairement.
La création d'un poste dédié dépend notamment :
Dans de nombreuses PME, la fonction est répartie entre :
Cette organisation peut parfaitement fonctionner à condition que quelqu'un possède une vision globale.
Le véritable problème n'est pas l'absence de directeur achats. C'est l'absence de pilotage achats.
Un accompagnement externe peut être utile lorsque :
Il n'est pas nécessaire d'externaliser toutes les commandes.
La mission peut porter uniquement sur :
L'expert-comptable voit notamment :
Il peut donc identifier qu'un poste achats se dégrade.
Mais rechercher une alternative technique, qualifier un fabricant ou négocier une chaîne d'approvisionnement ne relève pas nécessairement de son métier.
L'expert-comptable identifie souvent le problème dans les chiffres. Le spécialiste achats peut ensuite travailler sur ses causes opérationnelles.
→ Synapse Global Trade, partenaire des experts-comptables
Dans les achats internationaux notamment, un fournisseur peut sembler extrêmement rassurant avant la commande.
Chaque question obtient une réponse positive : délai, personnalisation, documentation, performance ou certification.
Mais lorsqu'on commence à demander les références exactes, les rapports associés, les plans, les limites techniques ou les conditions de contrôle, les réponses deviennent parfois moins précises.
Le rôle d'une fonction achats professionnelle n'est pas de chercher quelqu'un qui dit oui. Il est de vérifier ce qui se trouve derrière le oui.
Une fonction achats bien organisée ne sert pas seulement à réduire les dépenses.
Elle peut permettre à l'entreprise :
Deux entreprises vendant le même produit au même prix peuvent avoir des niveaux de rentabilité très différents simplement parce qu'elles ne l'achètent pas de la même manière.
Il n'est pas nécessaire de lancer un projet complexe.
Commencez par cinq étapes simples.
Classez les fournisseurs par montant.
Pas uniquement les plus gros : ceux dont l'arrêt poserait réellement problème.
Comparez les prix actuels avec ceux des années précédentes lorsque les données sont disponibles.
Déterminez si une seconde source existe pour les achats les plus sensibles.
Il est inutile de vouloir optimiser cent fournisseurs simultanément.
Commencez par les achats qui combinent montant important, risque élevé et potentiel d'amélioration.
Synapse Global Trade intervient lorsque le dirigeant souhaite reprendre de la visibilité et du contrôle sur certains achats professionnels.
Nous ne remplaçons pas systématiquement les fournisseurs existants et nous ne cherchons pas à importer à tout prix.
Selon la situation, nous pouvons travailler sur :
Comprendre les produits, les contraintes et les priorités économiques.
Examiner prix, conditions, dépendances, risques et alternatives.
Comparer d'autres solutions afin de déterminer si les conditions actuelles restent compétitives.
Identifier de nouveaux fabricants ou fournisseurs lorsque cela présente un intérêt réel.
Vérifier les éléments importants avant engagement.
Examiner les documents disponibles lorsque le produit est soumis à des exigences particulières.
Prévoir des inspections ou vérifications proportionnées au niveau de risque.
Coordonner les différents intervenants lorsque l'approvisionnement implique une importation.
Synapse agit sur le poste achats pour rendre les projets plus finançables, les entreprises plus résilientes et la croissance plus rentable.
Si plusieurs réponses sont inconnues, le potentiel de professionnalisation est probablement important.
Parce qu'ils influencent directement la marge, le stock, la trésorerie, la qualité, les délais, le risque fournisseur et la capacité de l'entreprise à fonctionner normalement.
Il n'existe pas de seuil universel. Une petite entreprise peut avoir des achats extrêmement stratégiques tandis qu'une société plus grande peut disposer d'achats simples et très standardisés. L'enjeu dépend surtout des montants, des risques et de la complexité.
Pas nécessairement. Une organisation interne simple peut suffire tant que quelqu'un pilote réellement les principaux fournisseurs, les risques et les coûts. Une expertise externe peut également être mobilisée ponctuellement.
Un fournisseur devient stratégique lorsqu'il est difficile à remplacer et que son défaillance pourrait avoir un impact important sur l'activité, même si le montant acheté reste relativement faible.
Non. Une relation durable peut avoir énormément de valeur. Il est cependant utile de comparer périodiquement le marché afin de vérifier que les conditions restent cohérentes.
Identifier les dépendances, qualifier des alternatives, suivre la performance, formaliser les spécifications et prévoir des solutions de secours pour les achats les plus critiques.
Montant des achats, évolution des prix, concentration fournisseurs, délais de livraison, qualité, niveau de stock, incidents et existence de solutions alternatives.
Parce que les stocks, acomptes, quantités minimales et délais fournisseurs déterminent combien d'argent doit être engagé avant que l'entreprise puisse vendre ou encaisser.
Non. Le risque dépend du fournisseur, du produit, du contrat et de la manière dont l'opération est organisée. En revanche, distance, transport, douane et réglementation ajoutent des dimensions supplémentaires à piloter.
Non. Synapse travaille plus largement sur les achats internationaux, la qualification fournisseurs, l'analyse des offres, la sécurisation des projets et la coordination opérationnelle.
Pour une PME, les achats peuvent déterminer :
C'est pour cette raison qu'ils deviennent progressivement un sujet de direction générale.
Le dirigeant n'a pas besoin de piloter chaque commande.
En revanche, il doit savoir :
Une fonction achats mature ne cherche pas seulement à payer moins cher. Elle aide l'entreprise à prendre de meilleures décisions.
Vous souhaitez prendre du recul sur vos principaux fournisseurs ou vos investissements ?
📞 06 18 24 02 29
📩 Échanger avec Synapse Global Trade →
Merci de bien vouloir remplir ce formulaire afin de nous faire part de vos demandes.
01
Interlocuteur unique
Un point de contact dédié coordonne toutes les étapes de vos importations, pour un suivi simplifié et personnalisé.
02
Expertise multi-secteurs
Du BTP au médical, en passant par le textile ou les espaces verts, nous adaptons nos solutions à chaque besoin.
03
Sourcing fiable et fournisseurs certifiés
Identification et audit de partenaires fiables, pour garantir qualité, conformité et respect des délais.
04
Contrôle qualité et conformité
Audits et suivi des normes CE, ISO et autres certifications pour sécuriser vos achats et limiter les risques.
05
Logistique et transport optimisés
Gestion complète du transport, suivi des expéditions et optimisation des incoterms pour une livraison fluide et sécurisée.
06
Couverture internationale
Basés à Boves, nous intervenons partout dans le monde grâce à notre réseau d'experts et de partenaires.
Synapse Global Trade intervient sur des projets d’importation de matériel professionnel nécessitant fiabilité fournisseur, conformité réglementaire et coordination logistique.
Avec un interlocuteur unique, nous pilotons l’ensemble du processus : qualification fournisseur, contrôle qualité, conformité documentaire et organisation logistique. Notre rôle est de réduire le risque, maîtriser les coûts et fiabiliser l’exécution, de la sélection des partenaires à la livraison finale.
Notre ancrage local est un point d’appui de proximité, pas une limite. Depuis Boves, nous coordonnons des opérations menées avec des fournisseurs et partenaires à l’international, pour offrir aux entreprises un cadre clair, réactif et sécurisé dans leurs achats professionnels.
